Waar blijft de tijd? 10 timemanagement tips

#1 Belangrijkste eerst

Wat zijn de belangrijkste taken? Start daar je dag mee. Je kunnen concentreren op iets wat je waardevol vindt en dat kunnen afmaken, dat maakt de kans op stress veel kleiner. ’s Ochtends is er minder kans op ruis, gedurende de dag word je eerder afgeleid door activiteiten die minder belangrijk zijn.

#2 Keien en kiezels

Wissel belangrijke taken (keien) af met kleine klusjes (kiezels en zand). Gebruik de kiezels om snel succes te boeken, daarmee houd je jezelf gemotiveerd.

#3 Moet ik dit nu doen

Bij elke taak of vraag die zich aandient, kun je jezelf deze vraag stellen. Verleg daarbij steeds de klemtoon, zodat de nadruk verschuift.

Móét ik dit nu doen (Of mag dit?)
Moet ík dit nu doen (Ben ik de juiste persoon?)
Moet ik dít nu doen (Of eigenlijk iets anders?)
Moet ik dit nú doen (Echt nu?)
Moet ik dit nu dóén? (Op deze manier?)

#4 Aankloppers

Geef volle aandacht aan aankloppers die jou onderbreken bij je werkzaamheden. Of het nu een collega is die je een vraag wil stellen of een telefoongesprek dat je aanneemt. Door honderd procent te switchen met je aandacht ervaar je de onderbreking als een afzonderlijk item in plaats van als een storende factor. Je kunt ook prima met volle aandacht zeggen dat je momenteel geen tijd hebt.

#5 Witjes

Schep witjes tussen activiteiten. Ga niet door tot je niet meer kunt, maar neem na ongeveer 40 minuten een korte pauze waarbij je een paar minuten wegloopt van je beeldscherm. Doe iets waarbij je niet hoeft na te denken. Bijvoorbeeld wat kopjes spoelen. Dan gaat de radar van je intuïtie draaien, wat zorgt voor spontane ingevingen.

#6 Weekoverzicht

Start op zondagavond met het plannen van je werkweek. Wat zijn je actiepunten en werkdoelen? Noteer de acties concreet in je agenda. Dus liever niet ‘Erik’ (want volgende week weet je echt niet meer wat je ook alweer met Erik moest) maar ‘Erik bellen over nieuwe incassoprocedure’. Het is handig om sommige taken wekelijks op hetzelfde tijdstip te blocken, zodat iedereen weet dat jij dan ongestoord wilt werken.

#7 To do: rust

Zet rusttijd in je agenda. Daarmee laat je zien dat je het serieus neemt. Maak bijvoorbeeld een agendapunt van wandelen of een creatieve hobby.

#8 Knagende ratten

Knagende ratten zijn dingen die je voor je uit schuift, zoals het opruimen van een schuur of het invullen van de belastingaangifte. Kijk ze recht in de ogen. Hoe zou je kunnen beginnen? Welke kennis ontbreekt nog? Kun je hulp inschakelen? Door het probleem te ontzenuwen knaagt de rat niet meer aan je. Je kunt de klus nu even laten sudderen en dan pakt je intuïtie het wel weer op.

#9 Delegeren kun je leren

Wanneer je bepaalde taken niet wilt doen of er geen tijd voor hebt, ga je daarover in gesprek met collega’s of je leidinggevende. Leg uit waarom je vindt dat de taak niet bij jou hoort – of misschien ben je er niet goed in? – en regel samen een alternatief. Doe je dit niet, dan krijg je ‘m waarschijnlijk vaker op je bord.

#10 Dagafsluiter

Neem het laatste kwartier van je werkdag de tijd om losse eindjes te noteren. Kijk terug op de dag van vandaag: wat heb je allemaal gedaan en kun je blij zijn met wat je hebt gepresteerd? Ook kijk je alvast naar de dag van morgen: waar ga je mee beginnen? Het mooie is dat je onderbewustzijn daar dan alvast mee aan de slag gaat en die klus je morgen makkelijker af zal gaan.

- Dit is een artikel uit de luxueuze bookazineserie: Vandaag nog... en anders morgen!

Bronnen: Ik heb de tijd, Paul Loomans (AnkhHermes, 2013) - Grip op je stress, Annemiek Tigchelaar (Thema, 2017) - Geen tijd? Tips en tools voor timemanagement, Ron Witjas en Adriaan de Voogd (Thema, 2008)