Succesvol communiceren op de werkvloer? De eerste minuut telt
‘Ja, en nu?’
Op het werk voeren we veel alledaagse gesprekken. Je herkent ze vast wel. Denk aan een van je medewerkers die een update geeft over zijn project of een collega die tegen een probleem aanloopt en dit met je deelt. Als luisteraar is het doel van zo’n gesprek niet altijd duidelijk. Dat kan vragen oproepen als ‘Ja, en nu?’, ‘Waar gaat dit precies over?’ of ‘Wat moet ik met deze informatie doen?’. En dat is precies waar het fout gaat.
Wanneer je gesprekspartner gelijk van wal steekt, ontbreekt het jou aan context. Daarnaast hebben we de neiging om verhalen in een chronologische volgorde te vertellen met de clou aan het eind. Als luisteraar kan zo’n gesprek aanvoelen als een ware achtbaan met ups en downs en onverwachte gebeurtenissen zonder te weten waar het eindigt.
Deel als verteller daarom als eerste de kernboodschap. De luisteraar weet dan gelijk waar hij aan toe is. Onderstaand voorbeeld schetst het verschil.
Voorbeeld autogarage
Stel je hebt je auto weggebracht voor een onderhoudsbeurt bij de garage. De monteur belt je op met zijn bevindingen. Hij kan delen wat de kosten zijn en hoe lang de reparatie gaat duren. Om vervolgens in te gaan op de details die jij wilt bespreken. Of hij kiest ervoor om te vertellen wat hij tijdens zijn controle allemaal is tegenkomen, om welke reparaties dat vraagt en als laatste te delen wat de kosten en tijdsplanning zijn.
Wat heeft jouw voorkeur?
Het belang van duidelijke communicatie op de werkvloer
Om succesvol samen te werken is duidelijke communicatie van belang. Maar wist je dat de manier waarop we communiceren, beïnvloedt hoe mensen over ons denken? Al onze interacties laten een goede of minder goede indruk achter over ons communicatievermogen. En die indrukken bepalen welke kansen we krijgen. Een gebrek aan sterke communicatievaardigheden is een van de belangrijkste redenen waarom mensen geen promotie maken. Hoe zonde! Want duidelijk en efficiënt communiceren valt te leren.
Waarom je je zakelijke communicatievaardigheden wil verbeteren
Misschien ben je je er al van bewust hoe jouw manier van communiceren invloed heeft op de interactie met de ander. Dan nog is er een ander aspect aan waarom je je zakelijk communicatie wilt verbeteren. De hersenen van de luisteraar kunnen namelijk wel wat hulp gebruiken om jouw boodschap goed te verwerken, want:
- Wanneer we niet weten waarom de ander een gesprek met ons aanknoopt, hebben we moeite om de verstrekte informatie te verwerken. Dit wordt nog moeilijker wanneer de boodschap een mix van goed en slechts nieuws bevat.
- Iedere persoon heeft 20 seconden de tijd om te bedenken hoe we informatie kunnen sorteren en wat we ermee gaan doen. Als je gesprekspartner meer dan 20 seconden nodig heeft om zijn doel en boodschap duidelijk te maken dan stoppen onze hersenen en proberen ze de meest recente 20 seconden aan informatie te verwerken.
- Hoe langer het duurt voordat de luisteraar het doel van de boodschap begrijpt, hoe groter de kans dat hij gaat gissen. Of erger: wanneer hij niet weet wat hij met de informatie moet gaan doen, onthouden de hersenen de informatie minder goed.
Hoe je gesprekken begint die resultaat opleveren
De start van jouw gesprek bepaalt of je iemands volledige aandacht hebt en of je je boodschap goed kunt overbrengen. Beknopt zijn is het toverwoord. Dat vraagt om wat oefening. Beknopt zijn betekent namelijk niet dat je alle informatie in zestig seconden probeert te persen. Het gaat erom dat je een duidelijke doel hebt, één onderwerp per keer bespreekt en dat je je richt op oplossingen in plaats van problemen.
Wanneer je op deze manier een gesprek begint, voorzie je de luisteraar van context en begrijpt hij welke verwachtingen je hebt. Je hebt bijvoorbeeld zijn toestemming, hulp of advies nodig bij een bepaalde gebeurtenis. De kernboodschap is daarmee helder. Vervolgens kunnen jullie in gaan op de details. Op deze manier verloopt een gesprek helder, soepel en met het gewenste resultaat. En het mooie is dat je deze techniek kunt toepassen op alledaagse werkgesprekken.
De eerste minuut
Kijk nu eens terug op je laatste interacties. Hoe succesvol communiceer jij op de werkvloer? Laat je een goede indruk achter of is er ruimte voor verbetering? Duidelijk en efficiënt communiceren is gemakkelijker dan je denkt. Het begint allemaal met De eerste minuut.
De eerste minuut is het boek van Chris Fenning, waarvan meer dan 30.000 exemplaren zijn verkocht in binnen- en buitenland. Het is een stapsgewijze handleiding voor heldere, beknopte communicatie in alledaagse werkgesprekken. En het werkt! Fenning heeft individuen en teams over de hele wereld getraind in deze technieken.
Nu is het jouw beurt. Ben jij er klaar voor om je alledaagse werkgesprekken naar een hoger niveau te tillen?
Dit blog is gebaseerd op het boek De eerste minuut van Chris Fenning.