Start je vakantie met een lege inbox

Levert het toewerken naar een vakantieperiode je juist extra werkdruk op? Open eindjes wegwerken, vooruit werken op projecten die door moeten als jij afwezig bent.... Hoe fijn zou het zijn om je vakantie te kunnen starten met in ieder geval een lege inbox?!

Staat jouw mailbox vol met gelezen en ongelezen berichten? Heb je helder met welke berichten je nog wat moet doen en welke acties daaraan gekoppeld zijn? Veel berichten blijven vaak in de inbox staan, alleen is je inbox niet bedoeld als archief en ook niet geschikt als takenlijst. Die overvolle lijst met onverwerkte mails leidt af en heeft een grote invloed op je gevoel van werkdruk. Tijd om daar verandering in te brengen en geen beter moment dan nu, zodat je met een opgeruimd gevoel kan beginnen aan je vakantie.

Om te beginnen: reserveer alvast drie uur in je agenda. Dat lijkt misschien veel tijd, maar het levert je – ook na terugkomst van je vakantie – heel veel meer overzicht en doeltreffendheid op en daarmee een verlaging van je werkdruk.
Het ordenen en legen van je mailbox bestaat uit vier stappen:
1. Een mappenstructuur maken
2. Regels instellen
3. Het ordenen van je taken
4. De inbox opruimen

Bij elk ontvangen mail sta je voor de keuze wat je ermee wilt doen,
hanteer daarbij altijd de AAA-regel.
Archief > mails die je wilt bewaren sla je op in de juiste map (stap 1)
Actie > mails met daarin taken, die organiseer je in je takenlijst of agenda (stap 3)
Afdanken > mails die kunnen worden verwijderd (stap 4)

Stap 1. maak een mappenstructuur
Het is handig om eerst te bedenken welke mappen voor jou nuttig zijn om aan te maken. Kijk hierbij naar jouw manier van werken, maar gebruik liever niet meer dan 15 mappen. 
Door het toevoegen van een letter aan de naam van je mappen blijven deze in de gewenste volgorde staan. Bovendien kun je met de sneltoetscombinatie CLTR + Y en de letter snel in de map. Je mappenstructuur hoeft niet direct perfect te zijn, het is geen statisch gegeven en kan mee veranderen met de inhoud van je werkzaamheden.

Stap 2. automatische Regels instellen
Na het opzetten van je mappenstructuur is het tijd om je inbox aan te pakken.
Door het instellen van automatische regels kan je je inbox leegmaken én leeghouden. Zo kun je bijvoorbeeld:
> nieuwsbrieven automatisch in de map lezen laten plaatsen;
> mails van LinkedIn of andere sociale media automatisch opbergen in de map Social Media of
> mails waarin je als cc bent opgenomen direct in een aparte map laten plaatsen.

Door het instellen van Regels komen nieuwe berichten in diverse mappen binnen. Je blijft wél zien dat er nieuwe berichten binnen zijn, want deze mappen worden vet gemarkeerd. Alleen nu heb jij de regie, in plaats van je te veel te laten leiden door binnenkomende berichten die er niet direct toe doen.
In je agenda plan je tijd in voor het doornemen van de mails in een specifieke map. Jij bepaalt jouw tijd!

Stap 3. het ordenen van je taken
In je e-mail zitten veel berichten waar je nog iets mee moet doen. Hanteer daarbij de volgende regels:
> Mails die je in twee minuten kunt afhandelen, doe je meteen;
> Mails die je tussen de 5 tot 30 minuten werk kosten, plaats je in je takenlijst;
> Mails die je meer tijd kosten, of die aan een bepaald project gekoppeld zijn en op een vast moment moeten gebeuren, plan je in je agenda in.
Verzamel de mails van een bepaald project in één Werkmap, zo heb je alles overzichtelijk bij elkaar op het moment dat je tijd in je agenda hebt ingepland om aan dit project te werken. Maak ook je takenlijst zichtbaar in je agenda. Zo zie je in één oogopslag wat je te doen hebt die dag.

Stap 4. je inbox opruimen
Waarschijnlijk is door het aanmaken van Regels en het gebruik van de takenlijst je inbox al voor een groot deel opgeschoond. Nu volgt de rest van je inbox. Nog best een klus, maar de moeite zeker waard. Want wist je dat je al vanaf 15 mails in je inbox je grip en overzicht verliest!
Dus aan de slag en neem die laatste horde:
> Met mails ouder dan drie weken hoef je waarschijnlijk niets meer te doen. Selecteer alle berichten ouder dan twee weken en sleep ze naar de map Archief of maak een map ‘Oude inbox’. In deze map kun je alle mails terugvinden, mocht dat nog nodig zijn.
> De overgebleven berichten ga je handmatig opruimen.
> De grootste oorzaak van een overvolle inbox is het niet gebruiken van de deleteknop.
Verwijder mails die:
a. niet voor jou zijn
b. niet relevant zijn
c. die geen informatie of bijlagen bevatten.

Bijna klaar 
En? Is je inbox leeg? Geniet van het behaalde resultaat! Nu je weet wat je te doen staat (takenlijst) en wanneer, heb je tijd om je laatste werkzaamheden af te ronden, eventueel een overdracht te schrijven voor de achterblijvers en daarbij nog een laatste tip: Zet je out-of-office eerder aan!
Zo word je niet vlak voordat je weggaat nog met allerlei klusjes opgezadeld. Reken voor terugkomst ook een dag extra, zodat je lekker kunt opstarten en je mail kunt bijwerken.  

Kan je meer hulp gebruiken bij het praktisch inrichten van je mailbox en hoe de functionaliteiten goed in te zetten? En wil ook weten hoe grip te houden op je e-mail? Dan kan dit boekje een handig instrument zijn, inclusief alle praktische sneltoestcombinaties. Door jouw mailprogramma goed in te richten, hou je tijd, energie en aandacht over om te besteden aan de werkzaamheden waar het in je werk écht om gaat. Dit artikel is geschreven op basis van het boekje Grip op je e-mail = grip op je werk.